Tid att vinna
Tidsredovisning är en av de mest kritiska processerna för en advokatbyrå. Ändå upplever många byråer att det är en tidskrävande, svår och ibland ineffektiv uppgift. Felaktig eller ofullständig tidsredovisning kan leda till förlorade intäkter och försenade faktureringar, vilket påverkar byråns kassaflöde och lönsamhet.
De vanligaste utmaningarna med tidsredovisning
- Tidskrävande process – Många advokater ser tidrapportering som ett nödvändigt ont och skjuter ofta upp det till senare, vilket kan leda till felaktig redovisning.
- Missad fakturering – Bristande insyn i nedlagd tid kan innebära att viktiga arbetsmoment inte faktureras, vilket minskar byråns intäkter.
- Försenad fakturering – Om tidredovisningen inte sker löpande kan faktureringen dröja, vilket påverkar kassaflödet.
- Komplexitet vid fast pris – För byråer som arbetar med fasta priser är det viktigt att förstå var tiden faktiskt spenderas för att kunna säkerställa lönsamhet i olika uppdrag.
Tidsredovisning - en standardprocess
Processen för tidsredovisning varierar från företag till företag, men en standardprocess kan ses ovan.
Systemstöd
En del företag kan administrera tidsredovisning i excel, men många företag har behov av ett systemstöd för att registrera och administrera tidsredovisningen. Vilket system för tidsredovisning som är bäst för er verksamhet är en komplex fråga och vi kan inte ge ett enkelt svar utan att bättre förstå era utmaningar och förutsättningar. Vår erfarenhet är att val av systemstöd varierar beroende på om:
- företaget erbjuder fastpris eller rörligt pris
- antalet anställda
- tiderna behöver attesteras av en chef
- tiderna ska sammanställas till fakturan manuellt eller via automatiskt via integration
- informationen i tidsredovisningen är konfidentiell och känslig
Missa inte våra gratis tester och utvärderingar, där vi testar olika systemstöd för att hjälpa er välja rätt i djungeln.
Rutiner
Förslag på rutiner för effektiv tidsredovisning och uppföljning:
Daglig rutin:
- tidsrapport per kund och uppgift (alla)
Veckorutin:
- påminnelse mejl (förslagsvis fredag eftermiddag)
- check måndag morgon (säkerställ att alla tider är registrerade)
- attest måndag eftermiddag (av respektive chef)
Månadsrutin
- genomgång inför månadsfakturering (förslagsvis hanteras det av er finansavdelning)
- fakturering
- rapport (budget vs. utfall för månaden)
Halvårsvis
- se över behov av förbättrade systemstöd (ex. integrationer, automationer)
- se över rutiner
- utvärdering: be båda anställda, chefer och finansavdelning om feedback kring processer, rutiner och systemstöd
Sammanfattning
Att hitta det bästa systemstödet eller processen för tidsredovisning är både komplext och kritiskt för många verksamheter. I många fall leder det till att företagsledare inte har tid till att fokusera på kundernas behov eller pågående leveranser.
Om ni känner igen några av utmaningarna ovan så tveka inte att kontakta oss för ett första steg i rätt riktning.