Vi känner igen det alla. Där sitter du, med en ny klient på tröskeln och är redo att leverera värde. Men först måste den obligatoriska Know Your Customer-processen ("KYC-processen") genomföras. Frågorna snurrar i huvudet: Kan jag inte effektivisera det här? Måste det vara så tidskrävande? Vilka lösningar finns det att tillgå?
Även om KYC behövs och det finns många goda skäl för ökad reglering och kontroll, kan själva KYC-processen upplevas som ett hinder på vägen mot att snabbt komma igång och leverera värde till klienterna.
Tidstjuven KYC
En manuell KYC-process kan ta:
- Mindre komplexa fall: 2–4 timmar per kund.
- Mer komplexa fall: 8–12 timmar (eller mer!) per kund.
Tänk nu på hur många nya kunder ni registrerar varje månad och hur KYC-processen påverkar er tid.
"Frustrationsskalan"
Var befinner du dig på den här skalan?
- Inget: Allt flyter smidigt och KYC-processen är en lek. (Imponerande! Dela gärna dina hemligheter i kommentarsfältet!)
- Kännbart: Små irritationsmoment, men inget som påverkar arbetsflödet nämnvärt.
- Irriterad: Ni stöter på problem regelbundet, men lyckas lösa dem med lite extra ansträngning.
- Frustrerad: Ni känner att KYC-processen stjäl er energi och hindrar er från att fokusera på viktigare uppgifter.
- Sliter snart mitt hår: Ni är på gränsen till ett nervsammanbrott varje gång ni måste hantera KYC.
Om du befinner dig någonstans mellan "Irriterad" och "Sliter snart mitt hår" är du inte ensam!
Finns det verkligen lösningar? Hur gör andra?
Absolut! Det finns tre huvudsakliga vägar att gå:
- Köpa en färdig KYC-tjänst: Flera leverantörer erbjuder färdiga lösningar som hanterar en eller flera funktioner i KYC-processen, ofta med automatiserade kontroller och riskbedömningar.
- Bygga en automatiserad tjänst själv/konsulttjänst: Genom att digitalisera manuella processer, exempelvis konvertera PDF-formulär till digitala, kan ni skapa en skräddarsydd lösning som passar era specifika behov. Anlita en konsult eller utvecklare för att digitalisera.
- Outsourca processen till en förvaltningspartner: Låt en förvaltningspartner ta över hela KYC-processen och sköta allt från datainsamling till löpande kontroller.
Vilket alternativ passar er bäst?
Här är en snabb jämförelse:
| Alternativ | Fördelar | Nackdelar | Passar bäst för |
| Färdig KYC-tjänst | Snabb implementering, relativt låg initial kostnad. | Kan vara svårt att anpassa, kräver ofta intern administration, utbildning av personal och integration. | Företag som behöver en snabb lösning och har resurser för intern administration. |
| Utveckla en egen lösning | Anpassningsbar efter specifika behov, kan integreras med befintliga system. | Kräver tid och expertis, kan vara dyrare än färdiga tjänster samt risk för inkörningsproblem. | Företag som vill ha en skräddarsydd lösning och har resurser för egen utveckling. |
| Outsourcing till förvaltningspartner | Sparar tid och resurser, säkerställer efterlevnad av regelverk samt ger tillgång till specialistkompetens. | Kan upplevas som dyrare än färdiga tjänster samt beroende av extern partner. | Företag som vill fokusera på sin kärnverksamhet och kunder istället för intern administration och IT-system. |
Var börjar jag?
Det är bara ni som kan avgöra vad som är rätt val för ert företag. KYC-processen är inte det som gör den avgörande skillnaden mellan er och era konkurrenter, men det är viktigt att ni får till en smidig lösning som fungerar över tid, så att ni kan fokusera på det som verkligen gör skillnad.
Vi rekommenderar alltid att börja i själva kärnan, dvs. hur ser er process för att hantera en ny kund och dokumentera samt uppdatera KYC? Vilka specifika moment är frustrerande eller tidskrävande? Vill ni ändra på processen på grund av att verksamheten växer?
Undvik vanliga misstag
Här är några vanliga misstag som kan leda till en tidskrävande och frustrerande KYC-process:
- Att förlita sig på manuell datainsamling: Att skicka PDF-formulär och jaga svar via e-post är ineffektivt och ökar risken för fel.
- Att använda icke-integrerade system: Olika system "pratar" inte med varandra, vilket leder till dubbelarbete och dataförluster.
- Att sakna tydliga rutiner: Oklara rutiner och bristande utbildning leder till misstag och inkonsekvens.
- Att låta det påverka kundupplevelsen negativt: En krånglig och tidskrävande process kan skada kundrelationen.
- "Not invented here": Se upp så att du inte underskattar den tid och expertis som krävs för att skapa en effektiv KYC-process. Många organisationer inser för sent att det är mer kostnadseffektivt att använda en färdig lösning eller outsourca processen
På W&A Företagsbyrå börjar vi alltid med att kartlägga er nuvarande process, vilka system ni har och hur ni vill jobba. Först då kan vi rekommendera en lösning som passar just er verksamhet.
Sluta slita ditt hår – ta kontrollen över din tid
Genom att implementera förändringar kan ni frigöra tid, minska stressen och fokusera på det som verkligen är viktigt: att leverera värde till era klienter och utveckla er verksamhet.
Vill ni ha en kostnadsfri analys av er KYC-process?
Kontakta oss för en kostnadsfri analys av er verksamhet och era processer. Om ni har frågor kring systemlösningar är vi nyfikna på att höra vilka system ni tycker är bra på marknaden och som möter era behov.
Dela era tankar!
Hur hanterar ni KYC-processen idag? Dela era erfarenheter och tips i kommentarsfältet nedan! Vilka system har ni testat? Vad fungerar bra och mindre bra? Vilka utmaningar har ni stött på när ni outsourcat processen, eller velat bygga en egen automatiserad KYC-tjänst?